5.4. Облк та аналз робочого часу. Фотографя та самофотографя робочого дня "Той, хто дозволя вислизати свому часу, випуска з рук сво життя. Той, хто трима в руках свй час, трима в руках сво життя" (Алан Лекейн) До основних недолкв органзац управлнсько прац слд вднести те, що тривалсть трудових процесв, як виконують кервники, зроста насамперед через рзн витрати часу з органзацйних та нших причин. Канали втрат робочого часу в управлнцв: o вдволкання в робочий час на зайв заняття; o залишення робочого мсця за власним бажанням; o неповернення на роботу псля виконання завдань. Вс ц втрати можуть мають бути лквдован. Доцльно та економчно вигдно доручити виконання не властивих висококвалфкованим фахвцям функцй вдповдним групам службовцв. Одним з шляхв зниження витрат часу на виконання рзних управлнських операцй вмння кервника рацоналзувати свою роботу. Рвень органзац прац кервника передусм вдрзняться тим, як вн використову свй робочий час, час для виршення головних питань та тих, як можна виршити пзнше; як вн розподля питання, як ма виршити сам як можна доручити кервникам та фахвцям нижчого рвня управлння. Тльки в результат стандартного вивчення витрат робочого часу, х аналзу можна упорядкувати розстановку кадрв, звльнити кервникв вд невластивих м функцй, а фахвцв вд нетворчо прац. Необхдно в кожному конкретному випадку всебчно проаналзувати, в якому обсяз викону роботу кожний фахвець чи вдповда його квалфкаця функцям, як ним виконуються. Управлнськ функц слд деталзувати так, щоб усунути зайв операц, спростити документацю та упорядкувати документообг. Конкретизаця посадових обов'язкв кервникв та фахвцв, що потребу мнмальних витрат, може дати значну економю. У свою чергу, пдвищення ефективност прац не повинно досягатися за рахунок погршення умов. Тому, розглядаючи змст управлнсько прац в комплекс, необхдно всебчно дослджувати соцальн аспекти. Виникнення невластивих кервникам функцй зумовлено цлою низкою обставин. Серед них, як показали дослдження, виршальна роль належить органзац прац, виробництва та управлння. Саме у сфер виробничо дяльност кервникв виникають так фактори, як, взамодючи мж собою, створюють функц, невластив управлнцям: o неузгодженсть роботи служб та пдроздлв; o вдсутнсть чткого розподлу обов'язкв мж службами та окремими працвниками; o недолки в органзац матерально-технчного забезпечення; o неукомплектовансть штатв згдно з нормативами; o недолки в органзац оперативного планування та управлння; o дефцит квалфкованих кадрв. При рацональнй органзац прац кервник завжди ма достатньо повне уявлення про дяльнсть ввреного йому колективу одночасно звльняться вд виршення другорядних питань, що потребують багато часу. Праця кервника характеризуться не тльки тим, що вн здйсню окрем види дяльност як спецалст, а органзу, об'дну зусилля нших виконавцв. Якою б досконалою не була структура виробничого колективу, завжди виникатимуть питання, виршення яких потребу втручання кервника для синхронзац дй окремих ланок та виконавцв з урахуванням конкретних програм та умов х реалзац. Рис. 5.5. Класифкаця видв робт для аналзу змсту роботи менеджера Кервники середньо ланки пдпримств, як координують контролюють роботу пдлеглих, сврдним буфером мж вищою управлнською ланкою та пдлеглими. Вони готують нформацю для виршення питань, по яких приймають ршення кервники вищо ланки, передають ц ршення в технологчно зручнй форм у вигляд завдань виконавцям. За даними проведених дослджень, кервники середньо ланки - завдувач пдроздлв, витрачають близько 70 % часу на сплкування. Характеризуючи роботу кервникв середньо ланки пдпримств, слд пдкреслити, що хня робота напруженою наповненою рзними дями, частими перервами, переходами вд одного завдання до ншого, вдволканнями, а це призводить до перевантаження неефективного використання робочого часу. Дослдження витрат часу працвниками апарату управлння на окрем види дяльност (операц) дали оцнку щодо х (операцй) необхдност, доцльност, спввдношення витрат часу, як були запланован, фактичних. Отже, 12,5 % часу витрачаться на не обов'язков, не термнов завдання, тобто це свдчить про те, що кервники вищо та середньо ланок переважно намагаються вдразу виконати великий обсяг роботи, який можна було б делегувати ншому працвнику. Адже делегування насамперед означа саморозвантаження вивльнення часу для виконання дйсно важливих завдань; прийняття ршень, встановлення цлей тощо. Робота бльшост менеджерв ведеться спонтанно. Це свдчить про те, що - часто вони не мають чткого уявлення про розпорядок свого робочого дня, тобто придляють недостатньо уваги плануванню свого робочого часу. Адже головна перевага, досягнута шляхом планування роботи, поляга в тому, що це да виграш у час. Досвд свдчить, що збльшення витрат часу на планування призводить до скорочення його на виконання завдань в кнцевому результат - до економ. Аналз використання робочого часу кервникв спецалств за допомогою коефцнтв доцльно проводити в двох напрямах. Перший напрям да характеристику екстенсивного використання робочого часу, тобто вдобража використання фонду робочого часу. Другий напрям вдобража ступнь рацональност завантаження працвникв рзними видами робт, тобто оцнються структура витрат робочого часу. Ступнь екстенсивного використання робочого часу оцнються величиною коефцнта екстенсивност Ке, який розраховуться за формулою: де П - регламентован нерегламентован перерви в робот; Ф - фонд робочого часу в хвилинах. За допомогою методу фотографування робочого дня встановлено, що втрати робочого часу управлнського персоналу складають: -у кервникв - 95 хв. -у спецалств - 97 хв. -у технчних виконавцв - 105 хв. Фонд робочого часу склада: - для кервникв - 495 хв. -для спецалств - 480 хв. -для технчних виконавцв - 2880 хв. Пдставивши формулу (6.1) дан результатв хронометражних дослджень, отримумо так результати: Отже, кервникв та спецалств пдпримств резерви кращого використання фонду робочого часу, оскльки максимально допустимий коефцнт екстенсивност становить 0,94. Цей показник може бути доповнений показниками, що характеризують величину втрати робочого часу з рзних причин, а саме: 1) коефцнт втрати робочого часу, що не залежить вд працвникв (з органзацйно-технчних причин), Кпо: де ПО - втрати часу з органзацйно-технчних причин; 2). Коефцнт втрати робочого часу з вини працвникв, Кпр: де ПР - втрати робочого часу, що залежать вд працвникв. Отже, коефцнт втрати робочого часу з вини працвникв склада 0,07. Це свдчить про незначн втрати часу з вини самих же працвникв апарату управлння. Коефцнт втрати робочого часу, що не залежать вд працвникв, склада 0,23. Це досить високий показник. На нього вплива багато факторв, як в бльшост випадкв не залежать вд працвникв. Детальний аналз причин та "поглиначв" часу кервникв та спецалств висвтлено нижче. Основними причинами втрат часу працвниками апарату управлння : o нечтке визначення термновост складност робт, внаслдок чого працвники не можуть правильно зорнтуватися в ситуац беруть на себе або занадто багато роботи, або занадто мало тонуть в дрбницях; o незадовльна органзаця планування, внаслдок чого управлнський персонал не справляться з розподлом часу на виконання тих чи нших завдань, а також вдвдувач, телефонн дзвнки. Ступнь рацональност використання витрат робочого часу за рекомендацями НД¶ прац визначаться шляхом порвняння фактичних витрат з нормативами, встановленими стосовно певно посадово категор працвникв. Коефцнт рацональност витрат робочого часу да яксну характеристику структури витрат робочого часу. Вн може бути застосований тльки за наявност вдповдних нормативв. Проте в бльшост компанй таких нормативв не сну, а тому застосування цього показника неможливе. На другому етап аналзу використання робочого часу управлнського персоналу проаналзовано причини втрат часу управлнського персоналу (у % вд загально втрати часу): 1. Причини, як залежать вд самого кервника: 1) виконання великого обсягу роботи яку можна було б делегувати пдлеглим, - 28 %; 2) невизначений порядок термновост важливост роботи - 12 %; 3) вдсутнсть плану рацонального використання робочого часу - 11 %. 2. Причини, як не залежать вд кервника: 1) не пдготовлен заздалегдь питання пдлеглих - 14 %; 2) не запланован телефонн розмови - 10 %; 3) не запланован вдвдувач - 15 %. 3. Решта 10 % часу було втрачено через: - вдсутнсть зв'язку або неточний зворотнй зв'язок мж кервником пдлеглими; - очкування зустрч або нших заходв Найважливш "поглинач" часу кервникв та спецалств: 1. Нечтка постановка цл. 2. Вдсутнсть проритетв у справах. 3. Намагання надто багато зробити за один раз. 4. Вдсутнсть уявлення про шляхи виршення завдань 5. Погане планування робочого дня. 6. Недостатн делегування. 7. Телефонн розмови. 8. Вдволкаючий шум. 9. Недостатня пдготовка до бесди та обговорень. 10. Розмови на сторонн теми. 11. Недостатня кльксть сучасних технчних засобв управлння. Цей перелк визначено на основ результатв опитування кервникв та спецалств ряду пдпримств м. Кива у 2007 роц (репрезентативна вибрка). Процедури самоаналзу використання робочого часу: 1. Усвдомлення необхдност бльш ефективного використання часу. Аналзують перевантаження, поспх у робот, накопичення невиршених проблем, стресов ситуац тощо. 2. Прийняття ршення про проведення самоаналзу витрат робочого часу. Визначаться змст пдготовчо роботи, вибр конкретного строку та пероду здйснення самоаналзу. 3. Пдготовка до самоаналзу включа розподл кервно дяльност вдповдно до посади на окрем види. Розробка таблиц для нвентаризац витрат часу за видами дяльност Розробляються форми для фксування вдволкань вд основно роботи. Здйснються пдготовка таблиць для опрацювання результатв самоаналзу. 4. Фксування витрат робочого часу здйснються протягом 3-5 днв. 5. Опрацювання отриманих результатв та визначення марних витрат часу за напрямами дяльност на вдволкання. Визначаться мета дяльност та прийматься конкретне ршення. Проводиться планування використання робочого часу органзаця власно роботи, контроль за виконанням намченого плану, опрацьовуться нформаця на основнй робот виконанн непередбачених справ. 6. Визначаються переваги недолки ндивдуального стилю роботи. 7. Виробляться стратегя тактика пдвищення ефективност використання робочого часу. 8. Здйснються керування використанням власного часу на основ реалзац стратегчних оперативних заходв. Таблиця 5.1 САМОФОТОГРАФ¶Я РОБОЧОГО ДНЯ "АНАЛ¶З ВИКОРИСТАННЯ ЧАСУ"
Облк та аналз робочого часу. Фотографя та самофотографя робочого дня, Органзаця прац менеджера - Скбцька Л.¶. Бблотека укранських пдручникв
Загрузка. Пожалуйста, подождите...
Облк та аналз робочого часу. Фотографя та самофотографя робочого дня, Органзаця прац менеджера - Скбцька Л.¶. Бблотека укранських пдручникв
